Es bastante común encontrar en las empresas personas buscando desesperadamente un documento, física o digitalmente, en muchos casos no basta con encontrar el documento, lo que realmente se requiere es la información o parte de la información que contiene para fines funcionales, transaccionales, operativos, estratégicos, estadísticos o predictivos y sin limitarse al tipo de contenido, textos, cifras, imágenes, audios, videos. En ese momento deseamos el artilugio de ciencia ficción que hiciera aparecer la información que necesitamos para aprovechar ventanas de oportunidad que al dejarlas pasar cuestan tiempo y dinero para la empresa.
Pues bien, ese artilugio no es ficción, es un sistema moderno de gestión documental.
¿Qué es la Gestión Documental?
Pues ni más ni menos, es un conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa.
Para ello, se requiere de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos, y del uso de instrumentos archivísticos, que son herramientas que fortalecen y apoyan las estrategias de gestión documental al interior de las empresas; estos instrumentos tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y de la información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el control de la producción de información y la categorización y optimización de los procesos.
Por ejemplo, uno de los instrumentos que ofrece gran utilidad a la gestión documental de una empresa, son las Tablas de Retención Documental, las cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final.
La correcta aplicación de la Gestión Documental lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero, y contribuye a una mayor productividad.
Algunos de los elementos básicos que debe contemplar un sistema de gestión documental son:
Trámite de documentos
Capturar y gestionar todos los documentos de la empresa de manera totalmente integrada, sin importar la fuente; reducir, en un gran porcentaje, las tareas manuales de creación, clasificación, intercambio y firma de documentos.
Firma electrónica y auditoría
Manejo de diferentes tipos de firmas digitales en los flujos de trabajo, para facilitar la seguridad y la trazabilidad de la gestión realizada con los documentos.
Asignación de usuarios, roles y privilegios para el manejo de la información
Para garantizar la confidencialidad de la información.
Búsquedas dinámicas
Realizar búsquedas inteligentes con sus metadatos. Revisar estructuras de documentación, que permitan acceder fácil y rápidamente a los documentos y a su respectiva información.
Hoy, contar con la tecnología adecuada es fundamental para la permanencia competitiva de una empresa, y eso incluye el sistema de gestión documental corporativo el cual al ser dotado de las nuevas tecnología potencian la información contenida en los documentos de la empresa, que contribuirá de manera determinante, a la organización de la empresa, el buen manejo y aprovechamiento de la información, y con el medio ambiente.
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