POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS CLIENTES DE GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
Debido a la actividad comercial que desarrolla Gestión Informática, y dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013, se establece la política de tratamiento de datos personales.
I. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE: Gestión Informática Ltda, empresa, de recursos y capital netamente colombiano, perteneciente al régimen común y dedicada a ofrecer soluciones de software que permitan satisfacer las necesidades y expectativas de manejo de la información de sus clientes, apropiando y utilizando las últimas herramientas y avances tecnológicos, asegurando desarrollos informáticos de calidad tanto en la creación de productos como en la prestación de servicios.
DOMICILIO: Bogotá.
DIRECCION NOTIFICACIONES: Cra 17A # 116-36, Bogotá.
CORREO ELECTRÓNICO: info@gestioninformatica.com
TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 315 3158587 – 315 3441122 – 317 3557659
II. DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la empresa. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
III. PRINCIPIOS
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo correspondiente a la recolección de datos personales, GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; se deberá informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD : GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
IV. DERECHOS
GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA está comprometido con proteger la privacidad y garantizar los derechos al habeas data para que los clientes puedan conocer, actualizar y rectificar los datos personales que administre GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA. Por ello, se establece que, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, como el titular de datos personales, cuentan con los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA o los encargados, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos personales Parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, salvo que exista una disposición legal que indique que dicha autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada con arreglo a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377.
c) Presentar solicitudes a GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA respecto del uso que le han dado a sus datos personales, y a que éstas le entreguen tal información.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.
e) Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, siempre y cuando no exista un deber legal (cuando el usuario ha realizado compras existe una obligación legal y tributaria de dejar el registro de las compras realizadas, por lo cual esta información debe permanecer en el registro de ventas de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, lo anterior con fundamento al artículo 60 Co) ó una obligación de carácter contractual en cabeza del titular GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, en virtud de la cual el titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus datos personales o revocar su autorización para el Tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual y GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA no ha suprimido los datos personales del titular de sus bases de datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Esta Política garantiza que cualquier información que se provea será mantenida de manera privada y segura. Para dar fe de esto, en este documento proveemos los detalles de qué información recabamos y de qué manera la utilizamos. Nunca recolectamos información sin el consentimiento explícito, previo e informado, a menos que sus datos personales hayan sido tratados por GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA con anterioridad de la expedición del Decreto 1377 de 2013 y se haya llevado a cabo el procedimiento establecido el artículo 10 del mencionado Decreto. Este documento es parte integrante de los Términos y Condiciones de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA. Mediante la aceptación de los Términos y Condiciones Usted reconoce que ha sido informado sobre nuestra Política.
V. DEBERES
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
f) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
g) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
i) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
j) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
k) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
m) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
n) GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
VI. MENORES DE EDAD
Nuestros servicios sólo están disponibles para aquellas personas que tengan capacidad legal para contratar. Por lo tanto, aquellos que no cumplan con esta condición deberán abstenerse de suministrar información personal para ser incluida en nuestras bases de datos. Aunque pueden hacerlo a través de los padres, tutores o curadores, conforme lo establecido en nuestros Términos y Condiciones, el tutor o representante legal del menor de edad otorgará su autorización una vez el menor haya ejercido su derecho de ser escuchado y se haya valorado su opinión en conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto. Los datos personales de los menores de edad deben respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se protejan sus derechos fundamentales. De acuerdo con el Decreto 1377 de 2013, GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA no tratará datos sensibles de menores de edad, definidos éstos últimos por la Ley 1581 de 2012 como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
VII. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
VIII. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE DATOS PERSONALES
GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA informará previamente a los titulares los datos personales que se requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con las actividades que se derivan de la actividad económica de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
En lo correspondiente al modo de obtener la autorización, GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA recolectará la información correspondiente a datos personales de manera escrita a través de los formatos y textos que se establezcan para el efecto. En los documentos, formatos y/o textos que GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA establezca para el efecto se incluirá siempre:
a. La mención de la presente política de tratamiento y su ubicación en la web institucional.
b. Datos de contacto del responsable del tratamiento.
c. Espacio para la firma del titular y, en caso dado representante legal, y/o cualquier otro legitimado para el ejercicio de los derechos.
SOLICITUD DE DATOS PERSONALES PARA TRABAJADORES Y/O CONTRATISTAS:
GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA implementará en los contratos laborales y/o de prestación de servicios un texto, formato y/o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.
El texto, formato y/o autorización también incluirá la autorización de que algunos de los datos, puedan ser entregados a terceros con los cuales GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA tenga tareas tercerizadas las cuales en todo caso se limitarán en el uso que estos terceros le puedan dar a los datos.
IX. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.gestioninformatica.com y/o del correo electrónico info@gestioninformatica.com
X. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
XI. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
XII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables de cliente y trabajadores estará enmarcado en el orden legal y con el fin de suministrar un excelente servicio y hacer más efectivas, ágiles y seguras las operaciones que los usuarios realicen, GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA recolectará los datos personales de los usuarios únicamente para las siguientes finalidades:
a) Para hacer más efectivas y seguras las transacciones que se lleven a cabo en GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
b) Para cumplir a cabalidad con los servicios celebrados con los clientes y usuarios, de acuerdo con sus finalidades para brindar las ofertas, promociones, servicios o productos de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
c) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los clientes o usuarios de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
d) Enviar información y ofertas comerciales de productos de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, así como realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de servicios y/o productos que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
e) Elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados por GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
f) Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.
g) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
h) Para proceder a la facturación y cobro de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA.
i) Para enviar información o mensajes sobre los nuevos productos y/o servicios, mostrar la publicidad o promoción del momento, banners, noticias sobre GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA y toda otra información que creamos conveniente.
j) Compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA, dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o intermediarios de la gestión de pagos. GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.
k) Para suministrar los datos personales de los titulares a las entidades que intervengan en la resolución de conflictos y que tengan competencia para ello.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
XIII. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
XIV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS **
GESTIÓN INFORMÁTICA LTDA ha designado a una persona como responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la empresa. Lo cual para poder tener conocimiento de peticiones , consultas y reclamos procedentes por parte de los titulares, así como para realizar cualquier actualización rectificación y supresión de los datos personales, estas deben ser remitidas al correo info@gestioninformatica.com.
XV. VIGENCIA DE LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES
La presente Política se encuentra a disposición de los Titulares de los Datos a partir del 24 de noviembre de 2021 y puede ser consultada en la página web “www.gestioninformatica.com”
Cualquier modificación sustancial a la misma referida a la identificación del responsable y a la finalidad del Tratamiento, será comunicada antes de implementar dicho cambio a los Titulares a través de la página web “www.gestioninformatica.com” o de cualquier otro mecanismo eficiente.
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